Nadprodukcja to wytwarzanie produktów, usług lub informacji w oderwaniu od zgłaszanego popytu: z wyprzedzeniem albo w ilości większej niż niezbędna. W biurze i usługach wygląda niewinnie — jako raport, prezentacja, szybka odpowiedź. To szósty z dziewięciu typów marnotrawstwa w biurze i usługach i to, które najłatwiej pomylić z zaangażowaniem.
- Typowe postacie: nadmierne raportowanie, natychmiastowe odpowiadanie na maile, rozbudowane oferty i prezentacje, rejestrowanie danych, których nikt nie używa.
- Nadprodukcja wygląda jak pracowitość. Ludzie są zajęci, kalendarz pełny, wszyscy dowożą. Tylko klient czeka dłużej i to kosztuje.
- Test na dwa tygodnie: przestań wysyłać jeden regularny raport. Jeśli nikt się nie upomni, właśnie znalazłeś nadprodukcję.
Cztery sytuacje, w których produkujemy więcej, niż ktokolwiek zamówił
1. Nadmierne raportowanie (back-office)
Rozbudowany dashboard z codziennym pobieraniem i odświeżaniem danych, podczas gdy odbiorca korzysta z jednego wykresu, raz po zamknięciu miesiąca.
Zapytaj odbiorcę, których danych faktycznie używa i jak często. Zwykle wystarczy mniej i rzadziej.
2. Komunikacja e-mailowa (obsługa klienta)
Przerywanie bieżącego zadania i natychmiastowe odpowiadanie na wiadomość, zamiast obsługiwać maile w wyznaczonych blokach czasu.
Ustal bloki obsługi wiadomości i kryteria tego, co jest naprawdę pilne. Szybka odpowiedź nie jest wartością, jeśli klient nie potrzebował jej teraz.
3. Oferta, o którą nikt nie prosił (sprzedaż usług)
Klient pytał o cenę i termin. Dostaje czterdzieści slajdów o historii firmy i metodologii.
Odpowiedz najpierw na zadane pytanie, resztę dołóż, jeśli klient poprosi. Objętość oferty nie jest miarą jej wartości.
4. Dane na zapas (procesy wsparcia)
Rejestrowanie danych w systemie i załączanie dokumentów, których nikt później nie wykorzystuje.
Dla każdego pola i załącznika wskaż odbiorcę oraz sposób wykorzystania. Jeśli nie ma odbiorcy, nie ma powodu, żeby to uzupełniać.
Dlaczego tego nie widać
Nadprodukcja wygląda jak pracowitość. Ludzie są zajęci, kalendarz pełny, wszyscy dowożą. Nikt nie zgłasza problemu, bo z perspektywy zespołu problemu nie ma — praca została przecież wykonana. Tylko że klient czeka dłużej, a firma płaci za coś, czego nikt nie zamówił. To marnotrawstwo najtrudniejsze do zakwestionowania, bo jego eliminacja może wyglądać na obniżanie zaangażowania.
Test na dwa tygodnie
Weź jeden raport albo powiadomienie, które wysyłasz regularnie, i przestań je wysyłać. Jeśli przez dwa tygodnie nikt się nie upomni, właśnie znalazłeś nadprodukcję. A jeśli ktoś się upomni — dowiesz się, kto naprawdę jest odbiorcą i czego potrzebuje.
Co z tym zrobić
- Zacznij od odbiorcy. Każdy raport, mail i dokument powinien mieć nazwanego adresata i zastosowanie.
- Odpowiadaj na zadane pytanie. Reszta to praca, o którą nikt nie prosił.
- Obsługuj wiadomości w blokach. Natychmiastowa odpowiedź kosztuje więcej, niż daje.
- Wyłączaj, zamiast pytać. Test dwóch tygodni odpowie szybciej niż ankieta wśród odbiorców.
Powiązania z innymi typami marnotrawstwa
Nadprodukcja jest kosztowna szczególnie dlatego, że napędza kolejne marnotrawstwa. Nadmiarowe raporty i dokumenty tworzą zapasy: nieprzeczytane maile i nieprzetworzone zadania. Rozbudowana oferta oznacza oczekiwanie po stronie klienta. A zespół, który produkuje na zapas, ma mniej czasu na pracę tworzącą wartość — to prosta droga do zmarnowanego potencjału.
Chcesz sprawdzić, ile pracy w Twojej firmie nikt nie zamówił?
Porozmawiajmy o tym, co da się usprawnić w Twojej organizacji.
Umów bezpłatną konsultację →