Dlaczego to marnotrawstwo tak trudno zauważyć?

Bo nie widać go w statystykach procesu. Wszyscy są zajęci, zadania są wykonywane, a to, co się nie wydarzyło — usprawnienie, którego nikt nie zgłosił, decyzja, której nikt nie podjął — nie zostawia śladu.

Od czego zacząć, żeby lepiej wykorzystać potencjał zespołu?

Od jednego pytania zadanego zespołowi: co przeszkadza Ci w realizacji zadań. A potem od odpowiedzi na pierwsze zgłoszenie, bo to ona decyduje, czy pojawi się drugie.

Czym jest zmarnowany potencjał pracowników w lean?

To niewykorzystywanie wiedzy eksperckiej zespołu: zadania poniżej kompetencji, brak delegowania, decyzje podejmowane z dala od procesu i brak pytania o usprawnienia. Kompetencje są w firmie, ale nie pracują.

Zmarnowany potencjał pracowników. Kompetencje są w firmie, tylko nie pracują

Zmarnowany potencjał pracowników to niewykorzystywanie wiedzy eksperckiej zespołu, niewłaściwe delegowanie i niekonsultowanie decyzji z tymi, którzy znają proces najlepiej. To piąty z dziewięciu typów marnotrawstwa w biurze i usługach i jedyne marnotrawstwo, które firma opłaca co miesiąc przelewem.

Szybkie fakty

Typowe postacie: brak pytania o usprawnienia, pytanie o zgodę na każdą decyzję, praca bez znajomości celów i priorytetów, dzień pocięty przerwaniami.
Płacisz za wiedzę i umiejętności. Korzystasz z części. Kompetencje są w firmie, tylko nie pracują.
Test na jeden tydzień: policz, ile godzin w tygodniu Twoi eksperci spędzają poza swoją specjalizacją.

Cztery sytuacje, w których potencjał zespołu zostaje niewykorzystany

1. Nikt nie pyta o usprawnienia (doskonalenie)

Zespół widzi, co można zrobić lepiej. Ale nikt o to nie pyta, a zgłaszanie pomysłów nie ma swojego trybu.

Dlaczego to marnotrawstwo: wiedza o problemach zostaje przy biurkach. Firma płaci ekspertom i nie korzysta z tego, co widzą codziennie.

Zadaj pytanie wprost i regularnie: co przeszkadza Ci w pracy i jak możemy ją usprawnić. Pytanie bez trybu zgłoszenia i odpowiedzi zadziała raz, a potem zespół przestanie odpowiadać.

2. Pytanie o zgodę (decyzyjność)

Pracownik zna rozwiązanie, ale nie wie, czy może je wdrożyć. Pyta przełożonego i czeka na odpowiedź.

Dlaczego to marnotrawstwo: decyzja przenosi się na osobę dalej od problemu. Ten, kto zna rozwiązanie, nie ma uprawnień, żeby je wdrożyć, a ten, kto ma uprawnienia, musi najpierw wejść w sprawę, której nie zna, a przez ten czas sprawa stoi.

Ustal jasne granice decyzyjności: co pracownik rozstrzyga sam, co uzgadnia, a co wymaga zgody. Granica, której nikt nie nazwał, zawsze przesuwa się w górę.

3. Praca bez priorytetów (zarządzanie)

Zespół nie zna celów, więc każdy ustala je sam. Praca idzie sprawnie, tylko nie w tym kierunku.

Dlaczego to marnotrawstwo: wysiłek nie przekłada się na wynik firmy. I nikt nie wie, że pracuje nad czymś mniej ważnym.

Pokazuj cele i wyniki tam, gdzie zespół pracuje: na tablicy, na krótkim spotkaniu dziennym.

4. Dzień pocięty na kawałki (praca zespołowa)

Wiadomości i nagłe rozmowy przerywają pracę kilkanaście razy dziennie.

Dlaczego to marnotrawstwo: praca wymagająca skupienia zajmuje więcej czasu, bo jest przerywana.

Umówcie w zespole zasady dostępności: bloki na pracę własną, kryteria tego, co jest naprawdę pilne, kanał zamiast natychmiastowej rozmowy. To decyzja organizacyjna, nie kwestia samodyscypliny.

Co zostaje niewykorzystane

Zatrudniasz eksperta, a korzystasz z części jego wiedzy i umiejętności. Zadania poniżej kompetencji, decyzje odbierane pracownikom, brak delegowania, brak pytania o usprawnienia — każde z osobna wygląda niegroźnie. Razem oznaczają, że kompetencje są w firmie, tylko nie pracują. I w odróżnieniu od większości marnotrawstw ten koszt jest stały: pojawia się na liście płac co miesiąc.

Test na jeden tydzień

Policz, ile godzin w tygodniu Twoi eksperci spędzają na raportowaniu, przepisywaniu danych, czekaniu na zgodę, wyjaśnianiu. To skala potencjału, za który płacisz i którego nie używasz.

Co z tym zrobić

Pytaj o usprawnienia regularnie. I odpowiadaj na zgłoszenia, inaczej drugi raz nikt nic nie zgłosi.
Określ granice decyzyjności. Pracownik, który nie wie, czy może, zawsze zapyta.
Komunikuj cele. Bez priorytetów każdy ustala własne.
Chroń czas na pracę wymagającą skupienia. Powrót do zadania kosztuje.

Powiązania z innymi typami marnotrawstwa

Zmarnowany potencjał to zwykle skutek innych marnotrawstw. Ekspert, który czeka na zgodę, to oczekiwanie. Ekspert, który przepisuje dane między systemami, to zbędny ruch. Ekspert, który odtwarza wiedzę z pamięci kolegi, to szukanie i wyjaśnianie. A kultura obwiniania domyka całość: ludzie przestają zgłaszać pomysły i błędy, więc firma traci dokładnie tę wiedzę, za którą płaci najwięcej.

Chcesz sprawdzić, ile potencjału zespołu zostaje niewykorzystane?

Porozmawiajmy o tym, co da się usprawnić w Twojej organizacji.

Umów bezpłatną konsultację →

← Wszystkie wpisy